ペーパーレステクノロジー

Dec 08 2007
ペーパーレス技術は環境を改善し続け、ホームオフィスの支出を削減するのに役立ちます。ハウスタッフワークスでペーパーレステクノロジーの詳細をご覧ください。
CDを使用して電子記録をバックアップします。

多くの企業が、間もなくペーパーレスになるホームオフィスのためにペーパーモンスターを飼いならすのに役立つペーパーレステクノロジーを提供しています。多くのデータ管理、ドキュメント管理、およびその他のペーパーレスシステムは、予算の大きい大企業を対象としていますが、小規模で機能するホームオフィス向けのペーパーレスシステムを見つけることができます。次のページでドキュメント管理について詳しく見ていきますが、ここでは他のテクノロジーについて考えてみましょう。

  • 基本-あなたは間違いなくあなたが電子バンキング、電子メールおよび他の機能のために必要とするであろうインターネット接続を備えたコンピュータを持っているでしょう。おそらく、ハードドライブに保存するPDFドキュメントを作成するために使用できるプリンタもあります。場合によっては紙に印刷することもできます。シートの両面に印刷するプリンターで紙を節約することができます。
  • スキャナー-スキャナーを使用すると、紙のドキュメントからデジタル画像を作成し、PDFとして保存して、コンピューターに電子的に保存したり、電子メールやディスクで他のユーザーと共有したりできます。スキャナーをまだお持ちでない場合は、紙を減らすためにスキャナーを購入することをお勧めします。
  • スマートフォン-ブラックベリーやiPhoneなどのスマートフォンは、携帯電話や携帯情報端末(PDA)機能を兼ね備えています。これを使用して、メモの取得と保存、電子メールの読み取りと送信などを行うことができます。紙片をなくし、電子名簿を使用して、どこにいても連絡を取り合うことができます。
  • データのバックアップ-重要な情報がコンピューターに保存されているので、コンピューターがクラッシュした場合にデータを失うわけにはいきません。保存するものがたくさんない限り、CDまたはUSBフラッシュドライブでコンピュータから定期的にデータをバックアップするのに十分な場合があります。CDR(1回記録可能)は約700メガバイトのデータを保持しますが、一部のフラッシュドライブは最大2ギガバイトを保存できます。定期的なバックアップスケジュールを、おそらく週に1回設定して、忘れないようにすることをお勧めします。
  • セキュリティソリューション-ウイルス対策ソフトウェアと、インターネット接続を介してプライベートネットワークに入る情報をフィルタリングするファイアウォール、プログラム、またはハードウェアデバイスを使用して、サイバー泥棒から情報を保護する必要性を見逃さないでください。
  • 電子ファックス-電子ファックスは、ファックスプロセスから紙を取り除き、従来のファックス機の必要性を排除します。このサービスを提供する会社にサインオンすることにより、電子メールまたはWebを介してコンピューターから直接FAXを送受信できます。従来のマシンからの受信FAXはデジタル画像に変換され、受信者の電子メールボックスに送信されます。
  • その他のオプション-ペーパーレスのホームオフィスを簡単にするためのテクノロジーは常に進歩しています。考慮すべきそのようなオプションの1つは、領収書や名刺などのドキュメントをスキャンし、それらから重要な情報を取得して、Quicken、Microsoft Excel、OutlookなどのアプリケーションにデータをエクスポートするNeatShoeBoxのようなテクノロジです。

次に、ペーパーレスのドキュメント管理と、ホームオフィスから排除できない紙の取り扱いについて見ていきましょう。

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