ペーパーレスのホームオフィスに移動する場合、専門家は一度に1ステップずつプロセスを実行することをお勧めします。一度に多くの変更を加えようとすると、ペーパーレス化に圧倒されて行き詰まる可能性があります。ペーパーレスソリューションとドキュメント管理システムを必要とする継続的なプロセスであることを認識してください。しかし、それは一度に起こるわけではありません。ペーパーレス化を計画しているときは、次の質問を検討してください。
- もう必要なくなったので、どの紙をリサイクルできますか？古い雑誌、時代遅れのマーケティング資料、完了したプロジェクトの詳細なメモ、以前のクライアントからのファイル、15年前の作業サンプルは、おそらくあなたのホームオフィスを永遠に去ることができます。それらがなくなったら、残っている紙を見直して、まだそれが必要であることを確認します。そうでない場合は、ごみ箱またはシュレッダーに送ってください。電話中に取ったメモのように、一時的な紙もできるだけ早くドアの外に移動します。写真家：Dusko Miljanic |代理店：Dreamstime紙の山積みをなくすには、オンラインバンキングにサインアップしてください。
- インターネット経由でボタンをクリックするだけで、どの紙をペーパーレスに移行できますか？コンピューターを使用して明細書を取得し、請求書を電子的に支払うことにより、小切手、公共料金とクレジットの請求書、銀行と投資の明細書を削除できます。これらの機能をできるだけ多く電子機器に移動します。ただし、予期しない事態を避けるために、紙で行ったのと同じ頻度でアカウントを監視し続けるように注意してください。
- 電子的にどのような紙を扱うことができますか？コンピュータで請求書を作成してファイルし、電子メールまたは電子ファックスで送信します。パーソナルファイナンスまたは会計ソフトウェアを使用して、ビジネスの財務を電子的に処理します。オンラインで会議の手配と確認を行います。そして、それらを印刷する前に、紙に材料がどれほどひどく必要かを考えてください。
- 入ってくる紙をデジタルに変換するにはどうすればよいですか？名刺、顧客情報、図表、提案書をスキャンして、PDFなどの電子ファイルとして保存します。クライアントが同意する場合は、紙の契約書に署名し、スキャンして、電子ファックスで返送してください。すでに存在する紙の記録をどうするかを決める必要があります。これらのドキュメントのスキャンをどこまでさかのぼりますか？
- データ管理をどのように処理しますか？紙を排除することはできますが、情報を排除することはできません。紙がなくても、ファイルを保存して検索し、情報を送信し、一部の情報の機密を保持し、重要なファイルのコピーが複数あることを確認する必要があります。これを実現するには、安全な電子ファイルシステム、簡単なファイリング手順、定期的なバックアッププロセス、およびこれらすべてを実現するためのソフトウェアとハードウェアが必要です。
次に、ホームオフィスをよりペーパーレスにすることができるテクノロジーを見てみましょう。
