ペーパーレスドキュメント管理

Dec 08 2007
ペーパーレスドキュメント管理は、紙のコストと無駄を削減し、必要なドキュメントを保持するのに役立ちます。でペーパーレスドキュメント管理について学びます。
紙の少ないホームオフィスの作成は、思ったより簡単です。

ドキュメント管理システムは、ペーパーレスのホームオフィスの重要な部分です。紙のように、デジタルまたは電子文書は、必要に応じて取得して使用できるように保存する必要があります。効果的なペーパーレスオフィスを実現するには、これらの必要なドキュメントを管理するシステムが必要です。

ただし、完全にペーパーレス化できるオフィスはありません。一部のドキュメントは紙に残しておく必要があります。つまり、ホームオフィスはペーパーレスにすることしかできません。そして、私たちの多くは、仕事の一部を行うために紙を使用することをより快適にしています。したがって、まとめたドキュメント管理システムは、「ペーパーレス」オフィス向けに電子機器と紙の組み合わせを管理する必要があります。

大企業向けに設計されたドキュメント管理システムは、紙をPDFとしてデジタル画像に変換し、電子的に保存したり、一部のソフトウェアを使用して検索または編集したりできます。これらのシステムは、電子ファイリング、情報の取得、および情報への安全なアクセスを改善することもでき、非常にコストがかかる可能性があります。

ただし、最も単純なドキュメント管理システムは、紙のドキュメントを電子PDFに変換するスキャナーとソフトウェアで構成されています。また、PDFを検索および編集できるようにするために、より安価なソフトウェアを入手できます。ここにいくつかのオプションがあります:

  • ABBYYのPDFTransformer Pro(PCのみ。100ドル未満)を使用すると、PDFを作成し、画像を検索可能なファイルに変換できます。
  • AdobeのAcrobatProfessional 8.0(PCまたはMac用;約400ドル)はPDFファイルを作成し、光学式文字認識(OCR)でテキストを自動的に認識し、編集可能なPDFファイルをMicrosoftWordなどのプログラムに保存できます。
  • NeatShoeBox(PCのみ、約200ドル)は、領収書や名刺などのドキュメントをスキャンし、重要な情報を取得して、Quicken、Microsoft Excel、Outlookなどのアプリケーションにデータをエクスポートします。

電子ファイルを管理するための独自のシステムを開発する必要があります。ここにいくつかの提案があります:

  1. ファイリングキャビネット内の紙の場合と同じように、オンラインファイリングシステムを作成します。見つけやすく覚えやすいファイル名とドキュメント名を使用してください。
  2. 「ファイルに印刷」オプションを使用して、電子メールやオンラインステートメントなどの外部からの電子ドキュメントを正しい電子ファイルに保存します。
  3. ファイルを定期的に、おそらく少なくとも毎週、CDまたはUSBフラッシュドライブにバックアップします。
  4. 参照できるファイルフォルダのマスターリストを作成します。
  5. ファイルを確認して、1年を締めくくります。不要になったものはすべてゴミ箱に捨て、ストレージに保存するファイル(年の請求書など)をCDに移動して、新しい年の新しいファイルを設定します。

また、紙のファイルを維持し、毎年の終わりにそれらを取り除く必要があることに注意してください。ただし、これらのファイルは以前よりもはるかに小さくする必要があります。これらの書類には、公証された書類や税金の準備に必要な資料が含まれています。

領収書をスキャンして紙の原本を投げたくなるかもしれませんが、そうしないでください、とシカゴの公認会計士で元IRSエージェントのバリーシュタイナーは言います。税務監査の証拠として必要になる場合があります。シュタイナーは、納税申告書を提出してから3年間、控除可能な経費に関連するすべての請求書、請求書、領収書、およびキャンセルされた小切手を保管することをお勧めします。その時点で、個人情報の盗難を防ぐためにそれらを細断処理す​​ると彼は言います[出典:BarrySteinerへの電子メールインタビュー]。

The Myth of the PaperlessOfficeの著者であるAbigailSellenとRichardHarperが指摘しているように、完全にペーパーレスになるオフィスはありません。「ペーパーレスオフィスの理想を追求するのではなく、[人々]は紙と電子文書ツールが協調して機能する未来に向けて取り組むべきです」と彼らは本に書いています[出典:アビゲイルセレンとリチャードによるペーパーレスオフィスの神話ハーパー、MIT Press、2001年、21ページ]。

ペーパーレスオフィスおよび関連トピックの詳細については、以下のリンクを確認してください。

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